Investeringen, afschrijven en KIA 2026 in je boekhoudsoftware

Een laptop, een bestelbus, een camera of een machine koop je niet om volgend jaar weg te gooien. Fiscaal zijn dat vaak bedrijfsmiddelen: je boekt ze niet in één keer als kosten, maar schrijft ze af over een aantal jaren. Daarbovenop kan de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) gelden. Boekhoudsoftware kan dat rekenwerk grotendeels overnemen, maar alleen als je de juiste gegevens invoert. Dit artikel legt uit hoe afschrijven en de KIA werken volgens de uitleg van de Belastingdienst voor 2026, en wat je in een pakket naloopt. Het is algemene informatie, geen fiscaal advies over jouw aangifte.

Hoe software je bij de jaaraangifte helpt, staat in Inkomstenbelasting als zzp’er. Hoe je bonnen en inkopen boekt, lees je in Bonnen scannen en inkoop boeken.

Kosten of bedrijfsmiddel: de grens van € 450

De Belastingdienst hanteert een praktische grens. Kost een bedrijfsmiddel minder dan € 450, dan mag je het direct in één keer als kosten aftrekken. Kost het € 450 of meer, dan schrijf je het af over de verwachte gebruiksduur. Heb je recht op aftrek van btw, dan reken je met het bedrag exclusief btw; heb je dat niet (bijvoorbeeld omdat je vrijgestelde prestaties levert), dan met het bedrag inclusief btw.

Een bedrijfsmiddel is iets dat je langer dan een jaar in je onderneming gebruikt. Een pak printpapier is dat niet; een printer meestal wel. Bij twijfel helpt de vraag: gaat dit meerdere jaren mee in mijn werk?

Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, zoals een telefoon of laptop, dan speelt ook de verdeling tussen zakelijk en privé mee. Leg je afweging vast, zodat je hem later kunt uitleggen.

Zo werkt afschrijven

Om de jaarlijkse afschrijving te berekenen, heb je volgens de Belastingdienst drie gegevens nodig:

• De aanschafkosten. De aanschafprijs, plus aankoop- en installatiekosten, min kortingen en subsidies.
• De restwaarde. Wat het bedrijfsmiddel vermoedelijk nog waard is als je het niet meer gebruikt.
• De vermoedelijke gebruiksduur, in hele jaren. Dat mag de economische levensduur zijn als die korter is dan de technische.

Een gangbare methode is lineair: afschrijving per jaar = (aanschafkosten − restwaarde) ÷ gebruiksduur. De afschrijving is per jaar maximaal 20% van de aanschafkosten; voor goodwill geldt maximaal 10%. Voor bedrijfspanden gelden aparte regels. Koop je iets halverwege het jaar, dan schrijf je in het eerste jaar alleen af over het deel van het jaar dat je het gebruikte.

Een eenvoudig voorbeeld, zonder belastingtarief: je koopt op 1 juli een laptop van € 1.500 exclusief btw, met een verwachte gebruiksduur van 5 jaar en een restwaarde van € 0. Per jaar is dat € 300, wat precies 20% van de aanschafkosten is. Over het eerste halfjaar boek je € 150. Het voorbeeld laat de methode zien; jouw gebruiksduur en restwaarde zijn een eigen, verdedigbare inschatting.

De kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA) in 2026

De KIA is een extra aftrekpost bovenop de afschrijving. Hij hangt af van het totaal dat je in een kalenderjaar investeert in bedrijfsmiddelen die ervoor in aanmerking komen. Bedrijfsmiddelen van minder dan € 450 tellen niet mee. De tabel voor 2026, zoals de Belastingdienst die publiceert:

Bron: Belastingdienst, “Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek 2026”, geraadpleegd in november 2026. De bedragen veranderen elk jaar; controleer de tabel van het jaar waarin je investeert.

Een paar punten die vaak worden gemist:

• Niet alle bedrijfsmiddelen tellen mee. Er zijn wettelijke uitsluitingen, zoals woonhuizen en grond; ook personenauto’s die niet bestemd zijn voor beroepsvervoer vallen er volgens uitleg op basis van de wet doorgaans buiten. Kijk de lijst na bij de Belastingdienst.
• De KIA vervangt de afschrijving niet. Je schrijft het bedrijfsmiddel gewoon af; de KIA is een aparte aftrek in het jaar van investering.
• Verkoop of verwijder je binnen een paar jaar een bedrijfsmiddel waarvoor je KIA kreeg, dan kan een desinvesteringsbijtelling gelden. Ook daarvoor staan de voorwaarden bij de Belastingdienst.
• Werk je in een samenwerkingsverband, zoals een vof, dan kijkt de Belastingdienst naar de totale investering van het samenwerkingsverband.

Wat je boekhoudsoftware hiervoor nodig heeft

Veel pakketten voor zzp’ers hebben een module of lijst voor “activa”, “vaste activa” of “bedrijfsmiddelen”. Daarin leg je per bedrijfsmiddel vast wat het kostte, wanneer je het in gebruik nam, de gebruiksduur en de restwaarde. Het pakket berekent dan de afschrijving per periode en zet die in je winst-en-verliesrekening. De KIA rekenen niet alle pakketten zelf uit; soms geeft de software een overzicht van investeringen per jaar, en vul je de aftrek zelf in bij je aangifte. Vraag dat na voordat je ervan uitgaat.

Belangrijk is dat de inkoopfactuur en het bedrijfsmiddel aan elkaar gekoppeld zijn. Een laptop die je via de bankkoppeling als gewone “kantoorkosten” boekt, wordt niet afgeschreven en telt niet mee voor de KIA, tenzij je hem omboekt. Zie Boekhoudsoftware met bankkoppeling: automatisch categoriseren is handig, maar herkent een investering niet altijd.

Timing: in welk jaar telt een investering?

Voor de investeringsaftrek telt in de regel het moment waarop je de verplichting aangaat, bijvoorbeeld een getekende koopovereenkomst, met aanvullende regels als je het bedrijfsmiddel nog niet in gebruik hebt genomen of nog niet volledig hebt betaald. Uitleg van pakketten en kantoren wijst erop dat de grens rond een tabelschijf het verschil kan maken of een aankoop in december of in januari valt. Laat je daarbij niet leiden door alleen de aftrek: een aankoop die je niet nodig hebt, kost je meer dan de aftrek oplevert. Twijfel je over timing, overleg dan met je boekhouder.

Verkoop, inruil en einde gebruik

Verkoop je een bedrijfsmiddel voor een ander bedrag dan de boekwaarde (aanschafkosten min afschrijvingen tot dan), dan geef je het verschil op als verkoopwinst of -verlies. Leg in je software de verkoop vast bij het bedrijfsmiddel, zodat de afschrijving stopt en de boekwaarde wordt afgeboekt. Gooi je iets weg omdat het kapot is, boek dan ook dat af met een korte notitie. Een activalijst vol spullen die al jaren weg zijn, maakt je cijfers onbetrouwbaar.

Wat je in een pakket naloopt

• Er is een activa- of bedrijfsmiddelenlijst met aanschafkosten, ingebruikname, gebruiksduur en restwaarde.
• Het pakket berekent de afschrijving per jaar en houdt rekening met een gedeeltelijk eerste jaar.
• Een inkoopfactuur is te koppelen aan een bedrijfsmiddel, ook als hij via de bank binnenkwam.
• Er is een overzicht van investeringen per kalenderjaar, zodat je de KIA kunt bepalen (of het pakket rekent hem uit).
• Verkoop of afboeken van een bedrijfsmiddel is als aparte handeling vast te leggen.
• De activalijst gaat mee in een export als je overstapt; zie Overstappen van boekhoudpakket.

Bij een bv kan de KIA ook gelden, maar loopt de verwerking via de vennootschapsbelasting. Zie Boekhoudsoftware voor een bv. Twijfel je of je het zelf kunt, lees dan Zelf doen of een boekhouder.

Kortom

Onder € 450 is een bedrijfsmiddel kosten; daarboven schrijf je het af over de gebruiksduur, met een maximum van 20% van de aanschafkosten per jaar. In 2026 geeft de KIA 28% aftrek als je in totaal tussen € 2.901 en € 71.683 investeert, met een vaste en daarna afnemende aftrek erboven. Laat je software de afschrijving rekenen, maar zorg dat investeringen als bedrijfsmiddel geboekt staan, niet als losse kosten, en controleer de tabel en de uitsluitingen van het jaar zelf bij de Belastingdienst.