Creditfactuur maken als zzp’er: zo doe je het in je boekhoudsoftware

Een factuur die al verstuurd is, pas je niet meer aan. Klopt er iets niet — een verkeerd bedrag, een dubbel gefactureerde dag, een klant die een deel terugkrijgt — dan maak je een creditfactuur (ook wel creditnota). Dat klinkt als een formaliteit, maar het raakt je factuurnummering, je btw-aangifte en je debiteurenlijst tegelijk. Boekhoudsoftware kan het meeste werk doen, als je weet wat er moet gebeuren. Dit artikel legt uit wat een creditfactuur is, wat erop hoort zoals Ondernemersplein en de Belastingdienst het in november 2026 beschrijven, en hoe je het in een pakket naloopt. Het is geen fiscaal advies.

De basisregels voor gewone facturen staan in Factureren als zzp’er: offertes, facturen en herinneringen. Hoe je openstaande posten bijhoudt, lees je in Debiteurenbeheer als zzp’er.

Wat een creditfactuur is (en wat niet)

Een creditfactuur is een document dat een eerdere factuur geheel of gedeeltelijk terugdraait. Voor de btw geldt zo’n document zelf ook als factuur: een bescheid dat wijzigingen aanbrengt in de oorspronkelijke factuur en daar specifiek en ondubbelzinnig naar verwijst. Daarom gelden er eisen voor, en daarom krijgt hij een eigen nummer.

Typische situaties:

• je hebt een fout gemaakt in bedrag, aantal, btw-tarief of klantgegevens;
• een opdracht is (deels) geannuleerd na het factureren;
• je geeft achteraf korting of een vergoeding voor een klacht;
• een klant van een webshop stuurt een product terug.

Wat een creditfactuur niet is: een manier om een factuur die gewoon niet betaald wordt “weg te poetsen”. Een klant die niet betaalt, heeft nog steeds een factuur ontvangen voor een geleverde prestatie. Voor oninbare vorderingen bestaat een eigen route voor de btw. Die regels lees je bij de Belastingdienst; ze vallen buiten dit artikel.

Wat er op een creditfactuur hoort

Ondernemersplein noemt de creditfactuur uitdrukkelijk als een situatie waarin je een vereenvoudigde factuur mag sturen. Bronnen die de regels toelichten, beschrijven dan in hoofdlijnen: de datum, jouw naam en adres, een omschrijving van wat er wordt gecorrigeerd, het btw-bedrag (of de gegevens om het te berekenen) en een duidelijke verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Voor bepaalde situaties, zoals intracommunautaire leveringen, mag de vereenvoudiging niet en hoort er een volledige factuur.

In de praktijk kiezen veel zzp’ers ervoor om de creditfactuur gewoon met alle gegevens van een volledige factuur te maken. Boekhoudsoftware doet dat vaak al vanzelf. Controleer in ieder geval dat erop staat:

• het woord “creditfactuur” of “creditnota” bovenaan, zodat de klant niet denkt dat hij moet betalen;
• een eigen, uniek factuurnummer;
• het nummer en de datum van de factuur die je corrigeert;
• wat je crediteert (welke regels, welk deel) en waarom;
• de bedragen en de btw als negatief bedrag, tegen hetzelfde tarief als op de oorspronkelijke factuur;
• jouw gegevens en die van de klant, zoals op de oorspronkelijke factuur.

Werk je met de kleineondernemersregeling, dan stond er op de oorspronkelijke factuur geen btw, en dus ook niet op de creditfactuur. Zie KOR en boekhoudsoftware.

Wie de creditfactuur maakt

Jij, als leverancier. Het is niet de bedoeling dat een klant zelf een “creditfactuur” op eigen naam opstelt en die jou toestuurt; de Belastingdienst wijst erop dat dat niet juist is. Er is één bijzondere situatie: als je vooraf schriftelijk hebt afgesproken dat de afnemer de facturen opmaakt (selfbilling), gelden daar aparte regels voor, en ook dan gaat het om documenten op jouw naam. Krijg je van een klant een creditnota toegestuurd, maak dan zelf de juiste creditfactuur in je eigen nummerreeks.

Nummering: doorlopend en zonder gaten

Facturen hebben een uniek, opeenvolgend nummer. Een creditfactuur krijgt ook zo’n nummer. Twee gangbare werkwijzen:

• de creditfactuur loopt mee in je gewone reeks (2026-041, 2026-042 …);
• je gebruikt een aparte, eveneens doorlopende creditreeks (bijvoorbeeld C2026-001).

Beide kunnen, zolang de nummering uniek en controleerbaar blijft. Wat niet handig is: een factuur verwijderen en het nummer opnieuw gebruiken, of de oorspronkelijke factuur in de software “bewerken” nadat hij al verstuurd is. Goede pakketten blokkeren dat bij verzonden facturen en bieden in plaats daarvan een knop “crediteren”. Toets dat in een proefperiode.

De btw-aangifte

Een creditfactuur verlaagt je omzet en de btw die je verschuldigd bent. Uitleg op basis van de regels beschrijft dat je de correctie in de regel verwerkt in de aangifte over het tijdvak waarin je de creditfactuur uitreikt, als negatieve omzet en negatieve btw in de rubriek waar de oorspronkelijke omzet stond. Je hoeft de eerdere aangifte daarvoor dan typisch niet te corrigeren. Bij twijfel over jouw geval check je dat bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Boekhoudsoftware die de btw-aangifte voorbereidt, neemt een geboekte creditfactuur automatisch mee in het juiste kwartaal — mits de datum klopt. Een creditfactuur die je in januari maakt voor een factuur uit november, komt dus in de aangifte van het nieuwe kwartaal, niet stilletjes in die van vorig jaar. Hoe software je bij de aangifte helpt, lees je in Btw-aangifte als zzp’er.

Verkoop je aan consumenten in andere EU-landen via de Unieregeling (OSS), dan horen correcties in die aparte aangifte. Zie Btw in de EU en OSS.

Wat er in je debiteurenlijst gebeurt

Een creditfactuur moet ergens tegen worden weggestreept. Drie situaties:

• De oorspronkelijke factuur is nog niet betaald. De creditfactuur verlaagt het openstaande bedrag; bij een volledige creditering staat er niets meer open. Stuur geen herinnering meer voor het gecrediteerde deel.
• De factuur is al betaald. Dan heeft de klant een tegoed. Je betaalt dat terug of verrekent het met een volgende factuur, zoals je met de klant afspreekt. Leg de afspraak vast.
• Je maakt meteen een nieuwe, juiste factuur. Gebruikelijk bij een fout: eerst de volledige creditfactuur, dan een nieuwe factuur met een nieuw nummer. Zo blijft het spoor duidelijk.

Controleer na het boeken of de bankkoppeling de terugbetaling aan de creditfactuur koppelt, en niet als losse uitgave. Zie Boekhoudsoftware met bankkoppeling.

Abonnementen, webshops en e-facturen

Bij periodieke facturen gaat het vaak mis bij een opzegging midden in een periode: de software heeft de volgende termijn al aangemaakt. Dan crediteer je die termijn (of het deel dat niet meer geleverd wordt), in plaats van hem te verwijderen. Zie Periodieke facturen en abonnementen. Bij een webshop lopen retouren vaak via de betaalprovider; koppel elke terugbetaling aan een creditregel. Zie Boekhoudsoftware voor een webshop.

Stuur je e-facturen, bijvoorbeeld via Peppol, dan bestaat daar een apart documenttype voor een creditnota. Vraag na of je pakket dat ondersteunt; een pdf met een min-teken is iets anders. Zie E-factureren en Peppol.

Wat je in een pakket naloopt

• Er is een knop om een verzonden factuur (deels) te crediteren, en verzonden facturen zijn niet meer vrij te bewerken.
• De creditfactuur krijgt automatisch een nieuw, uniek nummer en verwijst naar nummer en datum van de oorspronkelijke factuur.
• Je kunt een deelcreditering maken op regelniveau, met hetzelfde btw-tarief.
• De creditfactuur komt met de juiste datum in de btw-aangifte en in de debiteurenlijst.
• Een tegoed is te verrekenen met een volgende factuur of te koppelen aan een terugbetaling via de bank.
• Bij e-facturen: het pakket kan een echte creditnota als e-document versturen.
• De creditfactuur wordt bewaard zoals elke factuur; zie Bewaarplicht van 7 jaar.

Kortom

Een verstuurde factuur pas je niet aan; je crediteert hem. De creditfactuur krijgt een eigen nummer, verwijst naar de oorspronkelijke factuur, toont bedragen en btw negatief, en komt in de regel in de btw-aangifte van het tijdvak waarin je hem uitreikt. Jij als leverancier maakt hem, niet de klant. Laat je software het rekenwerk doen, maar controleer de datum, de verwijzing en wat er daarna in je debiteurenlijst open staat. Een creditfactuur is geen schande; een factuur die stilletjes verdwijnt wel een probleem.