Gratis of goedkope boekhoudsoftware voor zzp’ers: waar zit het addertje?

Gratis of een paar euro per maand klinkt als de rationele start voor een zzp’er. Soms is het dat ook, tijdelijk. Vaak zit de beperking in het plan: geen bankkoppeling, geen elektronische btw-aangifte, één factuur, of een “gratis” laag die geen volledige boekhouding is. Dit artikel laat zien waar je naar kijkt, met openbare voorbeelden uit het najaar van 2026, zonder een merk tot winnaar uit te roepen en zonder te beloven dat een laag tarief “genoeg is”.

De inhoudelijke maatstaf blijft: wat moet het pakket voor jóuw administratie kunnen? Die vraag staat in de complete gids en in de vergelijking van Moneybird, e-Boekhouden.nl, Jortt en Exact Online.

Gratis is een functiepakket, geen morele overwinning

Leveranciers gebruiken “gratis” voor heel verschillende dingen: een proefperiode met alle functies, een eeuwigdurend instapplan met harde limieten, of een factuurtool zonder boekhouding. Die drie zijn niet uitwisselbaar. Een proef is bedoeld om te testen, niet om er je jaarrekening op te bouwen en dan te ontdekken dat de export achter een betaalmuur zit. Een eeuwigdurend gratis plan is waardevol tot je tegen de limiet loopt, vaak midden in een kwartaal.

Jortt had volgens weergaven van de prijspagina rond 31 oktober 2026 een gratis Starter met onder meer facturen, offertes, uren en e-facturen via Peppol, maar zonder volledige boekhouding. Dat kan passen als je nog nauwelijks hoeft te boeken; het is geen btw-aangiftepakket. Moneybird’s Compact stond op 12 november 2026 voor € 3 per maand (bij de toen genoemde jaarbetalingstarieven) en was bewust smal: onder meer één verkoopfactuur en geen elektronische btw-aangifte. Dat is geen “bijna Start”; het is een andere productlaag.

De limieten die het goedkope plan duur maken

Lees, voordat je instapt, in ieder geval:

• Bankkoppeling. Bij Moneybird zat een externe bankkoppeling volgens dezelfde prijspagina pas in Groei (€ 29). Wie op Start (€ 15) blijft, typte of importeerde mogelijk handmatig, of gebruikte de eigen betaalrekening van Moneybird (met een eigen prijsopbouw). Zie bankkoppeling.
• Elektronische btw-aangifte. Die zat bij Moneybird niet in Compact, wel vanaf Start, volgens de pagina van 12 november 2026. Zie Btw-aangifte.
• Aantal facturen, boekingen of gebruikers. e-Boekhouden.nl had in weergaven begin november 2026 een zzp-pakket rond € 9,95 per maand met een boekingslimiet (in die weergave 240 per boekjaar) en een hoger tarief zonder die limiet. Moneybird Compleet noemde 1000 verkoopfacturen plus daarna een stukprijs.
• E-facturen. Soms in het goedkope plan, soms niet, soms per bericht; zie Peppol.
• Boekhouderstoegang. Een laag tarief dat geen gastaccount toelaat, schuift werk (en kosten) naar export en e-mail; zie boekhouder.

Tel het plan dat je écht nodig hebt, niet het plan waarmee de advertentie opent. Een “vanaf”-prijs is een ingang, geen total cost.

Acties voor starters lopen af

Gratis maanden na KvK-inschrijving zijn aantrekkelijk en legitiem, zolang je de einddatum kent en weet of verlenging automatisch is. In de weergaven rond e-Boekhouden.nl van begin november 2026 werd een langere starterperiode genoemd zonder automatische verlenging; dat is precies het soort zin dat je op de actuele actiepagina terugleest, niet uit je geheugen. Zet een herinnering, en besluit dan bewust: blijven, upgraden, of overstappen. Zie ook Boekhoudsoftware voor starters.

Betaal je per jaar vooruit, dan is de korting reëel, maar je bent minder wendbaar als het pakket tegenvalt. Vraag of je tussentijds kunt upgraden zonder de resterende periode te verliezen, en hoe export werkt als je weggaat.

Excel is ook “gratis” — met een andere rekening

Een spreadsheet kost geen abonnement. Hij kost tijd, foutgevoeligheid en, vanaf een bepaald volume, zenuwen bij de aangifte. Als je administratie nog echt klein is, kan dat tijdelijk in orde zijn. De grens en de overstap staan in Excel of boekhoudsoftware. “Gratis software” die je niet gebruikt omdat het instapplan te krap is, is duurder dan een betaald plan dat je wekelijks bijhoudt, of dan een spreadsheet die je wél bijhoudt.

Hoe je een eerlijke vergelijking maakt

Zet drie kolommen: wat je nu nodig hebt, wat je binnen een jaar verwacht (bijvoorbeeld kwartaalaangifte en een bankkoppeling), en de prijs van het plan dat dát kan, inclusief jaarbetaling versus maand, inclusief btw-vermelding, inclusief bekende stukprijzen. Neem Exact of een zwaar platform alleen in de tabel als je reden hebt (boekhouder, complexiteit); zie de vergelijking voor de waarschuwing dat openbare instapprijzen daar vaak ontbreken.

Neem een proef met je eigen typen facturen en een maand banktransacties, niet met de voorbeelddemo. De goedkoopste optie die jouw proef haalt, is een kandidaat. De goedkoopste optie die de proef niet haalt, is geen kandidaat, hoe scherp de advertentie ook is.

Verborgen kosten naast het abonnement

Naast de maandprijs kunnen er transactiekosten op een betaallink, kosten per extra bankrekening, een betaalde onboarding, of een toeslag voor een tweede gebruiker zijn. Een “gratis” factuur die via een betaallink wordt voldaan, is niet gratis als de transactiefee hoger is dan het abonnement dat je vermeed. Zet die posten in dezelfde kolom als de licentie, net als je bij een makelaar-CRM over drie jaar zou rekenen: niet omdat je moet maximaliseren, maar omdat anders een scherp pakket stilletjes duur wordt.

Support is ook een post. Een laag plan met alleen een helpcenter en een traag ticket kan je een avond kosten bij een aangifte. Dat is geen argument om altijd het duurste plan te nemen; het is een argument om te vragen hoe je hulp krijgt in de week van de deadline.

Open source, internationale tools en “ik bouw het zelf”

Er bestaan internationale of open-source pakketten die geen of weinig abonnement vragen. Die kunnen technisch uitstekend zijn, en toch onhandig als ze de Nederlandse btw-aangifte, een bankkoppeling met jouw bank, of Peppol niet of alleen met stevige inrichting bieden. Tel je eigen uren en je kennis, niet alleen de licentie. Een zelf gebouwd spreadsheetsysteem is hetzelfde verhaal: goedkoop tot de bouwer (jij) geen tijd heeft om het te onderhouden. Voor de meeste eenmanszaken is een gangbaar Nederlands cloudpakket in een passend plan voorspelbaarder, ook als het een tientje per maand kost.

Als je wél een internationaal pakket overweegt, toets dan expliciet: elektronische btw-aangifte, rekeningen in euro, factuurvermeldingen volgens de Belastingdienst, en of je boekhouder ermee kán of wíl werken. Ontbreekt een van die punten, dan is “gratis” een uitstel van kosten.

Upgrade pad: wat kost groeien?

Vraag hoe je van het instapplan naar het plan met bankkoppeling of aangifte gaat, en of je historie, factuurnummers en documenten gewoon meegaan. Een goedkoop plan is een betere start als die upgrade soepel is. Is de upgrade in feite een nieuw product met een nieuwe import, dan ben je straks alsnog aan het overstappen, en had je die pijn beter één keer gehad. Voor starters is dat pad relevanter dan de allereerste maandprijs; zie Boekhoudsoftware voor starters.

Btw-tarief op de prijs zelf

Sommige prijspagina’s tonen bedragen exclusief btw, andere inclusief, weer andere onduidelijk. Voor een starter in de KOR is de btw op het abonnement typisch niet aftrekbaar; buiten de KOR vaak wel, als de factuur klopt. Een “tientje” kan dus netto iets anders zijn dan het lijkt. Lees de vermelding, en reken met het bedrag dat jij werkelijk betaalt, niet met het grote getal in de advertentie. Hetzelfde geldt voor jaarbetaling: de korting is reëel, de cash gaat eerder de deur uit.

Kortom

Goedkoop is pas goedkoop als het plan de functies heeft die je administratie dit jaar nodig heeft. Lees limieten, einddata van acties en stukprijzen, en reken met het plan dat je écht gaat gebruiken. Gratis lagen zijn nuttig als factuurtool of als proef, zelden als verborgen volledig boekhoudpakket. Kies rustig, test met je eigen werk, en laat een verschil van een paar euro per maand niet zwaarder wegen dan een ontbrekende aangifte of koppeling.