E-factureren en Peppol voor zzp’ers: wat is nu verplicht?

Een e-factuur is meer dan een pdf in de bijlage. Het is een gestructureerd bestand, in Europa typisch volgens de afgesproken norm, dat automatisch in de administratie van de ontvanger kan landen. In Nederland loopt die uitwisseling tussen organisaties vaak via het Peppol-netwerk. Voor zzp’ers is de vraag: moet ik dit nú al, of is het iets voor later? Dit artikel scheidt de huidige plicht van de plannen, en wat je van software mag verwachten. Het is geen juridisch advies; beleid kan wijzigen.

De gewone factuurpraktijk — nummering, vermeldingen, herinneringen — staat in Factureren als zzp’er. De keuze van een pakket in de complete gids.

Pdf is geen e-factuur

Een pdf of een papieren factuur kan fiscaal in orde zijn en toch geen e-factuur zijn. Een e-factuur is machinaal leesbaar (in de praktijk een XML-bericht dat aan de Europese norm en de Nederlandse invulling daarvan voldoet) en wordt vaak via Peppol naar het adres van de ontvanger gestuurd. Jij ziet in je software een gewone factuur; onder de motorkap gaat er een gestructureerd bericht de deur uit.

Peppol is het netwerk, geen Belastingdienst-portaal en geen boekhoudpakket. Je sluit typisch aan via je software of via een dienstverlener (access point). Je hoeft de technische berichten niet zelf te bouwen als je pakket het ondersteunt. Wel heb je identificatiegegevens van de ontvanger nodig, en soms een inkoop- of ordernummer, vooral bij overheden en grotere organisaties.

Wat in 2026 wél verplicht is — en wat niet

Voor gewone Nederlandse facturen tussen bedrijven onderling gold in november 2026 geen algemene wettelijke plicht om via Peppol te factureren. Een pdf per e-mail mocht in die relatie nog. Particulieren (consumenten) vallen hier buiten; daar is Peppol typisch niet het kanaal.

De duidelijke uitzondering is de Rijksoverheid: wie levert op een inkoopcontract van het Rijk, moet al langer elektronisch factureren. Een pdf is dan niet genoeg. Gemeenten, provincies en waterschappen moeten e-facturen kunnen ontvangen, en kunnen die manier van factureren ook van leveranciers vragen; dat is niet automatisch hetzelfde regime als het Rijk, dus vraag je opdrachtgever welke route geldt. Soms is er een leveranciersportaal als je software Peppol niet biedt en je slechts zelden factureert.

Een belangrijke buitenlandse nuance: België heeft e-facturatie via Peppol voor binnenlandse zakelijke facturen per 1 januari 2026 verplicht gemaakt. Heb je Belgische zakelijke klanten, dan kan jouw klant al om een Peppol-factuur vragen, ook al is jouw eigen Nederlandse B2B-relatie nog vrij. Andere lidstaten bouwen eigen trajecten; als je internationaal factureert, check je de eis van de klant en van het land, niet alleen de Nederlandse hoofdregel.

Het voornemen vanaf 2030, nog geen wet

Op 11 september 2026 maakte de Rijksoverheid bekend dat het kabinet e-facturatie en rapportage voor bedrijven wil invoeren, in lijn met de Europese richtlijn over btw in het digitale tijdperk. In dat voornemen zou e-facturatie voor transacties tussen bedrijven — ook binnenlandse — per 1 juli 2030 verplicht worden, en rapportage per 1 juli 2031. Ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR), met een omzet van maximaal € 20.000 per kalenderjaar, zouden volgens dezelfde toelichting zijn vrijgesteld, ook na juli 2030. Zie KOR en boekhoudsoftware.

Dit is beleid dat nog in een wetsvoorstel moet landen; de Rijksoverheid noemde een beoogde indiening bij de Tweede Kamer voor de zomer van 2027. Percentages, data en uitzonderingen kunnen wijzigen. Het is geen reden om in paniek een pakket te kopen, wél een reden om bij een nieuwe keuze te vragen of Peppol al in het plan zit, zodat je later niet hoeft te verhuizen om een formaat.

Wat je aan je software vraagt

• Kunnen we e-facturen versturen via Peppol, vanuit hetzelfde dossier als de gewone factuur?
• Kunnen we e-facturen ontvangen, of alleen versturen?
• Zit dat in mijn huidige plan, of in een duurdere trede, of tegen een bedrag per bericht?
• Welke identificatie heeft de klant nodig, en waar vullen we een inkoopnummer in?
• Wat gebeurt er bij een afwijzing (verkeerd adres, ontbrekend ordernummer)?
• Is een pdf-archief of een leesbare kopie naast het XML-bericht beschikbaar voor onszelf?

Ondersteuning verschilt per merk en wijzigt. In secundaire, op leverancierspagina’s gebaseerde overzichten in 2026 werd onder meer genoemd dat Moneybird en Jortt Peppol-e-facturatie in (delen van) hun pakketten aanboden — bij Jortt volgens die weergaven zelfs in het gratis Starter-plan, dat overigens geen volledige boekhouding had. Over e-Boekhouden.nl werd in september 2026 nog gemeld dat men UBL-facturen kon maken en aan een Peppol-aansluiting werkte; dat soort claims hoor je op de actuele leverancierspagina te verifiëren, niet als eeuwige waarheid te citeren. Exact en andere platforms vragen om een check in jouw moduleset. Zie de vergelijking.

Praktisch: als een opdrachtgever het nu al wil

Vraag vóór je werk levert hoe er gefactureerd moet worden, inclusief Peppol-identificatie en eventuele verplichte referentie. Stuur een testfactuur van een klein bedrag of een nulfactuur als de ontvanger dat toestaat, en bevestig dat hij is aangekomen. Een e-factuur die is afgewezen, is niet “toch wel verzonden” omdat jij hem in je scherm ziet.

Bewaar een leesbare kopie in je eigen administratie, naast de status in het netwerk. Bij een discussie over de inhoud wil je hetzelfde document kunnen tonen dat een mens kan lezen. De wettelijke bewaarplicht voor je administratie blijft staan, ongeacht het kanaal.

Ontvangen is het onderbelichte broertje

Gesprekken over Peppol gaan vaak over versturen. Als jij zelf inkoopfacturen van leveranciers wilt binnenkrijgen als e-factuur, moet jouw pakket (of jouw access point) ook kunnen ontvangen, en moet jouw Peppol-identificatie bij leveranciers bekend zijn. Dat kan later, bij de beoogde B2B-plicht, evengoed tellen als het versturen. Vraag er nu al naar als je een pakket kiest dat je jaren wilt houden.

Inkomende e-facturen moeten nog steeds inhoudelijk kloppen: jij blijft verantwoordelijk voor wat je aftrekt of als kost opvoert. Een net binnenkomend XML-bericht is geen bewijs dat de prestatie is geleverd. Behandel het als een gestroomlijnde envelop, en laat bonnen en inkoop verder in dezelfde administratie landen, of ze nu als e-factuur, pdf of foto binnenkomen.

Kosten en “gratis Peppol” in de kleine lettertjes

Sommige pakketten adverteren Peppol zonder meerprijs in het abonnement, andere rekenen per bericht, per krediet of alleen in een hoger plan. Vraag naar jouw volume: een enkele jaarfactuur aan een gemeente is een ander bedrag dan wekelijks factureren aan een concern dat Peppol eist. Een laag abonnement met een hoge stukprijs kan duurder uitpakken dan een ruimer plan. Zet die vraag naast de andere limieten in Gratis of goedkope boekhoudsoftware.

Controleer ook of ontvangen berichten, herinneringen of creditfacturen onder dezelfde voorwaarde vallen. En of je, als je het pakket verlaat, je verzonden e-facturen in een leesbaar archief meeneemt. Het netwerk is de route; jouw bewijsplicht blijft bij jouw administratie.

Kortom

In november 2026 is e-factureren via Peppol voor een Nederlandse zzp’er vooral verplicht richting het Rijk, en soms gevraagd door andere overheden of door buitenlandse, bijvoorbeeld Belgische, zakelijke klanten. Tussen gewone Nederlandse bedrijven mag een pdf vaak nog. Het kabinetsvoornemen wijst naar 1 juli 2030, met een beoogde KOR-uitzondering, maar dat is nog geen wet. Kies software die Peppol aankan als je het nu nodig hebt of binnen de looptijd van je pakket verwacht, en test de ontvangst bij de klant. De inhoud van de factuur moet nog steeds kloppen; alleen het envelop verandert.