Bewaarplicht van 7 jaar: hoe je administratie in de cloud bewaart

Als ondernemer moet je je administratie bewaren, ook als die volledig in de cloud staat. De hoofdregel van de Belastingdienst is zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en rechten daarop, en voor stukken die onder de Unieregeling of de Invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS) vallen, is dat tien jaar. Dit artikel vertaalt die plicht naar keuzes in boekhoudsoftware: export, backups en wat je doet als je van pakket wisselt of je abonnement stopt. Het is geen juridisch advies. Controleer de actuele toelichting altijd bij de Belastingdienst.

Wat een pakket in de dagelijkse administratie doet, staat in Boekhoudsoftware voor zzp’ers: de complete gids. Hoe je later verhuist zonder je historie kwijt te raken, lees je in Overstappen van boekhoudpakket.

Zeven jaar, tien jaar, en wanneer de termijn begint

De bewaarplicht volgt uit de fiscale administratieplicht. Tot de basisgegevens horen onder meer het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de in- en verkoopadministratie, en — als je die hebt — voorraad- en loonadministratie. Facturen, bankafschriften en bonnen horen daar typisch bij. Voor die basisgegevens is zeven jaar het uitgangspunt; een kortere termijn afspreken met de Belastingdienst is voor die kern niet bedoeld.

Tien jaar geldt in ieder geval voor gegevens over onroerende zaken (bijvoorbeeld een bedrijfspand) en, als je de Unie- of Invoerregeling van het eenloketsysteem gebruikt, voor de leveringen en diensten die daaronder vallen. Dat laatste raakt wie btw in andere EU-landen via OSS aangeeft; zie Btw in de EU en OSS.

De termijn begint niet vanzelf op de factuurdatum. Zolang een gegeven actueel is — de Belastingdienst noemt als voorbeeld een leasecontract dat nog loopt — hoort het bij de lopende administratie. Pas als die actualiteit vervalt, gaat de bewaartermijn lopen. Een contract van vier jaar bewaar je dus eerst die vier jaar, en daarna nog zeven. Wie in januari “alles van zeven jaar geleden” weggooit, kan iets wissen dat nog liep of pas later is geëindigd.

Digitaal bewaren mag — onder voorwaarden

Je mag een administratie digitaal voeren en bewaren. Digitale facturen bewaar je digitaal, in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen; die hoef je niet uit te printen om “geldig” te zijn. Papieren bonnen mag je scannen en, als de weergave juist en volledig is (inclusief kenmerken die de echtheid raken), in de plaats van het papier bewaren. Een onleesbare foto is dat niet. Zie ook Bonnen scannen en inkoop boeken.

De administratie moet binnen een redelijke termijn controleerbaar zijn. Dat klinkt abstract, en betekent in de praktijk: jij of je boekhouder kunnen de gevraagde jaren tonen, in samenhang (factuur, betaling, inkoop), zonder dat het systeem intussen ontoegankelijk is geworden. Software die alleen de laatste twee jaar overzichtelijk houdt en de rest “ergens in een archief” parkeert zonder export, is op dit punt een risico.

De cloud neemt de plicht niet over

Jij blijft verantwoordelijk, ook als de administratie bij een leverancier staat. Een opgezegd abonnement, een faillissement van een tool, of een login die je na een jaartje niet meer hebt, beëindigt de bewaarplicht niet. Daarom hoort bij de keuze van een pakket niet alleen “kan ik nú boeken?”, maar ook: wat exporteer ik, in welk formaat, en kan ik die export over zeven of tien jaar nog openen?

Vraag schriftelijk na, en toets het liever één keer zelf:

• exporteer je boekingen, relaties, facturen (inclusief de originele pdf of e-factuur) en bankafschriften, of alleen een jaaroverzicht;
• blijft de samenhang bewaard (welke betaling hoort bij welke factuur), of krijg je losse lijsten;
• wat gebeurt er met je data als je stopt met betalen — is er een alleen-lezen-periode, een exporttermijn, of een plotselinge sluiting;
• waar staan de gegevens, en is er een verwerkersovereenkomst, omdat er persoonsgegevens van klanten in facturen zitten.

Een eigen, periodieke export (bijvoorbeeld na elke btw-aangifte of na elk jaar) naar een plek die jij beheert, is een eenvoudige verzekering. Dat vervangt het pakket niet, maar voorkomt dat één leverancier de enige sleutel heeft. Hoe je een verhuizing plant, staat in het artikel over overstappen. Werk je met een boekhouder, spreek dan af wie welke export bewaart; zie Zelf doen of een boekhouder.

Bewaarplicht en privacy raken elkaar

In facturen en relaties staan persoonsgegevens. Onder de privacyregels bewaar je die niet langer dan nodig, maar een wettelijke bewaarplicht is typisch wél een reden om fiscale stukken de voorgeschreven termijn te houden. Daarna ruim je op of anonimiseer je wat je niet meer nodig hebt. Dat is een bewuste stap, geen automatisme van de software — en geen vrijbrief om alles voor eeuwig te laten staan “voor het geval dat”.

Urenadministratie verdient een aparte vermelding. Als je een aftrek claimt die van het urencriterium afhangt, hoor je die uren bij te houden en te bewaren. Zie Uren en kilometers bijhouden.

Wat je in een pakket en bij een exit naloopt

Gebruik deze lijst, naast de limieten die je sowieso al bij een plan checkt:

• Ik kan de volledige administratie van eerdere jaren inzien, niet alleen het lopende boekjaar.
• Er is een export van boekingen, facturen (origineel formaat), relaties en bankgegevens, die ik zelf periodiek kan trekken.
• Het is schriftelijk duidelijk wat er met mijn data gebeurt als het abonnement stopt, en hoe lang ik nog bij een export kan.
• Stukken die onder een termijn van tien jaar vallen (onroerende zaken, OSS) kan ik eveneens bewaren en exporteren.
• Gescande bonnen zijn leesbaar gearchiveerd bij de boeking, niet alleen als anonieme foto in een telefoonrol.

Als de Belastingdienst je administratie niet kan controleren, kan dat tot nadeel leiden, tot en met omkering en verzwaring van de bewijslast. Dat is geen reden tot paniek, wél om backups en exit serieus te nemen. Starters die nu een licht plan kiezen, denken nu al na over die export; zie Boekhoudsoftware voor starters.

Kortom

De bewaarplicht is zeven jaar voor de kern van je administratie, en tien jaar voor onder meer onroerende zaken en OSS-stukken. De termijn loopt pas zodra een gegeven niet meer actueel is. Digitaal bewaren mag, mits de administratie volledig, toegankelijk en controleerbaar blijft — ook als je van pakket wisselt of stopt met betalen. Kies software die een echte export geeft, maak zelf periodiek een kopie, en behandel de cloud als gereedschap, niet als de instantie die jouw plicht overneemt.